Melhorar o funcionamento das empresas com tecnologia é nossa especialidade e objetivo. Por isso, não podíamos deixar de falar sobre o mapeamento de processos. As técnicas que envolvem esse tipo de operação ajudam a entender como uma atividade é feita e quais mudanças são necessárias e possíveis.

O mapeamento é realizado a partir dos conceitos de BPM (Business Process Management), auxiliando na otimização do desempenho de uma ou várias tarefas. Através de fluxogramas, essa filosofia une gestão de processos de negócios a tecnologia e permite identificar como as atividades são ou devem ser realizadas.

Quando falamos em processos empresariais ou industriais, a definição de padrões é um detalhe que garante o funcionamento e sobrevivência das organizações. Algo que parece tão simples é um dos responsáveis por economizar tempo, recursos e, principalmente facilitar a identificação de eventuais falhas.

Para controlar as operações e ter uma visão ampla das atividades realizadas dentro da empresa, a Microsoft disponibiliza uma série de ferramentas que auxiliam no mapeamento e na automação de processos.

Com o Office 365, por exemplo, temos a possibilidade de automatizar atividades com o Microsoft Flow e o Microsoft SharePoint. Dessa forma, a empresa pode ganhar muito mais produtividade.

Como funciona

Uma das principais funções é a característica investigativa. Ao mapear um processo é preciso averiguar quais são as tarefas realizadas e como elas são feitas. Questionar para poder levantar como as coisas são feitas é o primeiro passo.

O mapeamento permite que a empresa “visualize” o passo a passo das suas atividades.  Nesse tipo de estratégia de organização também é necessário combinar programas para que seja possível mensurar os processos.

O Microsoft Word já é suficiente para registrar as etapas. Também é necessário desenhar um fluxograma, para isso contamos com o Microsoft Visio. E é muito importante, essencial, a utilização de um padrão tanto para as anotações quanto para os desenhos. Por isso, o método BPM é decisivo para um mapeamento eficiente.

A vantagem de mapear

Para funcionar de forma eficiente e identificar novas oportunidades, internas e externas e melhorar os processos de um negócio, é importante compreender o fluxo do trabalho. O mapeamento é o que torna isso possível. Ao desenhar um fluxo empresarial é possível encontrar problemas e corrigi-los.

Outra vantagem relevante para os negócios é a documentação. A formalização dos processos e de como cada atividade é realizada é uma segurança para a empresa e para os funcionários. Assim também fica mais fácil compreender quais processos são mais demorados, mais complexos e outros detalhamentos.

Essa também é uma boa estratégia para treinamento da equipe e de novos funcionários. Além das vantagens já citadas, o mapeamento de processos também facilita a compreensão das funções de cada um na organização, do quanto cada trabalho é importante e de como as funções estão interligadas, funcionando como um organismo.

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