Não é novidade que a tecnologia está cada vez mais presente nas empresas. Com isso, os gestores precisam ficar cada vez mais atentos e preparados para as oportunidades. A tecnologia pode ser uma ótima aliada no momento de gerenciar processos e tornar a gestão mais estratégica.

Desta maneira, só se torna possível garantir um desenvolvimento saudável do negócio se os processos forem bem gerenciados e otimizados. Por isso, a InfoWorker planejou esta postagem. Assim, você vai conhecer em que momentos a tecnologia é a solução. Acompanhe!

Importância do gerenciamento de processos

Imagine sua empresa crescendo, gerando a necessidade da contratação de equipe, novos funcionários chegando e a lista de clientes aumentando. Tudo parece muito bom e positivo para o seu negócio. Mas o grande empasse é que junto com esse crescimento, são gerados novos processos.

Para garantir a qualidade do trabalho de toda a equipe e também a entrega dos serviços ou produtos aos clientes, o gerenciamento destas ações se torna primordial. Porém, é importante ressaltar que indiferente do tamanho da empresa são os processos bem definidos que vão levar ao bom andamento.

Em resumo, quem gerencia os processos é responsável por analisar, planejar, desenhar, executar e monitorar ações dentro da empresa. Na maioria dos casos, em grandes companhias, essas responsabilidades sob os processos são divididas entre vários gestores. Em contrapartida, apesar dessa divisão ser feita para facilitar a rotina destes profissionais, ela pode gerar poucos resultados.

Em grande parte, isso acontece pela falta de alinhamento entre as análises feitas por cada gestor. Ou seja, um grande problema nos processos da empresa. Como resolver? Com tecnologia.

Sharepoint: automatizando tarefas do dia-a-dia

A grande dificuldade em organizar e gerenciar os processos do dia-a-dia é a falta de um local para o “encontro” das informações. Todos os dias são pilhas de documentos, e-mails, registros, além dos trabalhos que são feitos manualmente. Cada processo exige sua própria documentação, e cada setor tem sua maneira de organizá-la. Porém, com o uso da tecnologia é possível padronizar o armazenamento, compartilhamento e organização de todas as informações de uma empresa.

Já conhecida por muitos, a ferramenta Sharepoint pertence à gigante Microsoft, e foi criada justamente com este objetivo. Em resumo, ela é um gerenciador de conteúdos online. Ou seja, todas as equipes da empresa podem criar pastas e armazenar seus documentos dentro do Sharepoint. Com esta ferramenta, as informações estarão disponíveis online para todos os funcionários que tiverem o acesso liberado.

O sistema é totalmente colaborativo e prático para as equipes que precisam gerenciar vários processos dentro de uma empresa. A edição de documentos pode ser feita online por um gestor, por exemplo, e acompanhada ao vivo pelos demais envolvidos na tarefa.

Tecnologia e gerenciamento

Assim que o gerenciamento dos processos começa a fluir da maneira correta dentro das empresas, é possível identificar vários avanços positivos como o aumento da qualidade e da pontualidade nos serviços.

A tecnologia oferecida por ferramentas como o Sharepoint, por exemplo, traz benefícios principalmente para os gestores, em ações como:

• Otimizar a gestão interna;
• Identificar e solucionar problemas entre os processos;
• Encontrar falhas dos processos;
• Mapear as ações;
• Definir planos de ação para melhoria;
• Redesenhar os processos se necessário;
• Acompanhar os resultados;

Isso é possível pois, como citado, todas as informações estarão disponíveis em apenas um local. Esta organização evita a perda de tempo e dores de cabeça na procura de dados importantes.

E na sua empresa, os processos estão sendo bem gerenciados? Qual é o método de organização de informações? Se você ficou interessado em saber mais sobre o Sharepoint e implementá-lo em seu negócio, entre em contato com a InfoWorker.