A comunicação interna é essencial para que os processos ocorram com agilidade e qualidade dentro das empresas. Assim como uma companhia é diferente da outra, os processos de comunicação entre os funcionários, gestores e setores também são. Se a comunicação dos colaboradores não estiver alinhada e organizada, muitas informações se perdem. Consequentemente, os processos atrasam e tarefas importantes acabam não sendo realizadas.

Mas, com apenas uma ferramenta é possível organizar toda a comunicação interna e o dia-a-dia dos funcionários da sua empresa. Você é um colaborador que passa horas preenchendo papéis para o setor de RH? Ou formulários para solicitar o reembolso de viagens? Certamente essa publicação pode te ajudar.

Agora, se você é um empresário e vivencia diariamente os seus funcionários clamando por organização, certamente esse texto é para você. A melhor maneira de ajustar a comunicação interna e organizar as informações e solicitações dos colaboradores de uma empresa é implantando um sistema de Intranet.

Se você deseja facilitar a sua rotina ou de seus funcionários no ambiente corporativo, continue a leitura e descubra como utilizar a Intranet em benefício da sua empresa.

O que é uma Intranet corporativa?

Mas afinal, o que é Intranet? É um espaço totalmente virtual que interliga computadores, de uma maneira muito parecida com a tão utilizada Internet. A grande diferença é que na Intranet das empresas, o acesso é feito apenas pelos usuários autorizados, ou seja, pelos funcionários da companhia.

É na Intranet que todos os colaboradores da empresa podem acessar os seus dados, informações de RH, solicitações, e-mail corporativo, relatórios, promoções, eventos e muito mais. As soluções presentes na Intranet de cada companhia são determinadas de acordo com a necessidade de cada equipe. Ou seja, o sistema não é montado apenas pelo time de informática da empresa, mas sim levando em consideração o quadro geral de funcionários, suas características e necessidades do dia-a-dia.

Qual a importância da Intranet para o gestor?

Ao optar pela implantação ou atualização da Intranet em sua empresa, você pode garantir várias vantagens. A principal delas é a qualidade na distribuição das informações. A ferramenta pode evitar muitos problemas de falta de comunicação em uma companhia. Consequentemente, as solicitações e demandas são otimizadas e toda a equipe passa a se organizar e economizar tempo.

Outra grande vantagem, é que você e todos os funcionários da empresa passam a acessar as informações em apenas um local. Apesar dos dados estarem compartilhados e disponibilizados para todos, o gestor pode criar níveis de acesso na Intranet, de acordo com o perfil de cada colaborador. Ou seja, as informações disponíveis para um gerente, não serão as mesmas disponíveis para um vendedor, por exemplo. Os níveis também podem ser determinados por projetos e suas equipes correspondentes.

De forma geral a intranet ainda garante:

• Redução de papéis;
• Informações centralizadas e atualizadas;
• Integração entre os setores e equipes;
• Aumento de produtividade e organização;
• Comunicação eficaz;
• Padronização de formatos;
• Maior segurança com arquivos confidenciais;

Como iniciar a implantação de Intranet em sua empresa?

Os sistemas de Intranet já disponibilizados no mercado têm como objetivo principal tornar todas as informações e acessos simples e rápidos para todos os colaboradores. A ação do gestor da companhia é acompanhar juntamente com a equipe de informática, quais são as principais necessidades, funções e prioridades na nova ferramenta da empresa.

Caso a companhia conte com uma equipe de informática, é ela que deve encontrar e contatar uma empresa terceirizada para realizar o processo de interpretação das necessidades, organização e implantação do novo sistema de Intranet para os funcionários.

Por desempenhar várias funções e solucionar vários problemas, muitas pessoas consideram a Intranet um sistema complicado e difícil de ser operado. Mas fique tranquilo, depois de adaptar a ferramenta às necessidades dos seus colaboradores, será o próprio sistema que vai realizar a parte mais difícil.

É essencial que tanto o gestor como a equipe de TI da sua empresa analisem com calma quais são as principais dificuldades e problemas na rotina da companhia. É por meio desta análise que serão escolhidas as soluções necessárias. Atualmente, muitas empresas que desenvolvem e implantam o sistema de Intranet, também realizam consultorias nas companhias. Essa é uma boa dica para quem deseja inserir o sistema certeiro em sua empresa.

Gostou da dica? Nós podemos ajudar!

A Intranet é uma ótima solução e já vem sendo utilizada por empresas de todo o mundo, desde as pequenas até as gigantes internacionais. Se você também deseja incluir esse sistema facilitador em sua rotina, nós podemos te ajudar.

A InfoWorker desenvolve e implanta soluções para agilizar processos e otimizar os seus custos e o tempo de seus colaboradores.  Fale conosco e conheça mais sobre como incluir a Intranet em sua empresa.