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Documentação de Processos: o primeiro passo para elevar sua empresa a outro patamar

15/01/2020
Documentação de Processos


O recurso da documentação é essencial para a gestão estratégica de uma empresa


Planejar, desenhar, olhar a longo prazo e acompanhar o desenvolvimento desses planos é imprescindível para o sucesso de qualquer empresa. Por isso a documentação de processos é um dos principais fundamentos para o sucesso de um negócio.


Há alguns textos citei aqui o Estudo de Mercado do Sebrae, divulgado em 2017. A pesquisa aponta entre as principais causas do fracasso das empresas a falta de planejamento.


Mas o que a documentação de processos tem a ver com planejamento? É essa atividade que permite a padronização das funções, estabelecer critérios e, dessa forma, aumentar a produtividade. Os fluxos de trabalho podem ser alinhados a partir dessa gestão.


Fazer uma empresa sobreviver no mercado não é impossível sem a documentação de processos. Mas acredito que ser mais um na multidão não é o desejo de nenhum empresário.


Recursos como a documentação de processos é o que faz as empresas se diferenciarem no mercado. Para chegar a outro patamar é preciso investir e mudar as operações dentro do seu negócio.


Confira abaixo mais detalhes de como você pode aplicar a documentação de processos no seu meio.


O que é e como funciona a documentação de processos


A documentação de processos é uma técnica e estratégia para desenhar a estrutura dos processos internos de uma instituição. Para realizar essa ação normalmente são utilizados alguns recursos tecnológicos como Microsoft Project Server na nuvem ou on-premise.


Essa tecnologia é utilizada para auxiliar esse gerenciamento de forma mais dinâmica, segura e rápida. Também possibilita uma visão mais geral e decisões certeiras quando o assunto é eliminar atividades que atrapalham o funcionamento.


Então a documentação de processos é a forma de gerenciar as atividades da sua empresa. Dessa forma é possível padronizar o ciclo de trabalho e entender as etapas desse processo a partir das informações. É basicamente um controle de trabalho.


O porquê da documentação de processos ser tão importante


Em primeiro lugar, a roteirização de atividades é imprescindível para a organização de um negócio. Consegue imaginar uma empresa de automóveis, por exemplo, que não tem um padrão de operações? É algo totalmente obsoleto e contraproducente. É difícil imaginar o sucesso de algo desse tipo.


Esse recurso também diz respeito a uma inteligência de mercado. Para melhor compreender as necessidades e tendências de mercado você vai precisar da documentação de processos. O que tem mais saída, o que é mais produtivo, o que é mais econômico e várias outras questões são identificadas a partir desse método.


Como isso eleva o nível de trabalho na empresa


A noção de cadeia de valor é algo que vai ajudar a entender melhor o conceito da documentação de processos. As atividades de uma empresa envolvem desde pesquisa e negociação com fornecedores, até captação de investidores. A documentação ajuda a reconhecer todas as etapas que são essenciais para o funcionamento do negócio.


Além dessa visão estratégica, esse método abre a oportunidade para evolução dos processos empresariais. Avaliando possíveis melhorias, conhecendo o que compõe o trabalho e definindo objetivos com o auxilio do mapeamento certamente sua empresa entrará em outro nível de competência.

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