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Conheça os 5 passos para otimizar o tempo de seus funcionários

28/01/2019

No momento de entregar uma tarefa importante, é comum ouvirmos as pessoas dizerem que não a realizaram por falta de tempo. Essa é uma grande e popular desculpa entre os seres humanos. Uma desculpa ou um escape para o verdadeiro motivo da tarefa não ter sido entregue.

Nas grandes empresas, a “falta de tempo” pode se tornar um problema grave. Então, para que esta desculpa não faça mais parte da rotina dos funcionários, a InfoWorker selecionou 5 passos para otimizar o tempo, seja ele no trabalho ou na vida pessoal. Confira!

 

1.    Utilize a tecnologia a seu favor

Atualmente, a tecnologia é um dos personagens principais na maioria dos ambientes de trabalho. Em alguns deles, ela é até mesmo a protagonista. Seja no computador, aplicativos, sistemas, ponto eletrônico, celular ou reuniões em vídeo. O fato é que esta tecnologia disponível pode ser utilizada a favor, ou contra o funcionário.

Ou seja, se não houver foco e determinação do colaborador em realizar as tarefas, ele pode passar horas se distraindo em conversas online, notícias, vídeos, apps e muito mais. Então, sem dúvidas, o primeiro passo é criar a consciência de que a tecnologia está ali para ser utilizada para que o trabalho se torne mais fácil e otimizado.

 

2.    Explore os aplicativos e softwares

Os funcionários que não trabalham diretamente com a tecnologia, diferente dos setores de T.I, por exemplo, podem optar por trazer as inovações para sua rotina por meio dos aplicativos ou softwares.

As equipes de Atendimento, Administração, Comercial e Marketing de uma grande empresa, recebem documentos e dados o dia todo, pois são elas que tem contato direto com o público e com os clientes da organização. É justamente para manter todas estas informações fluindo da melhor maneira, que estes setores devem explorar da tecnologia fazendo o uso dos apps e softwares disponíveis no mercado.

O CRM (Customer Relationship Management), por exemplo, é uma das soluções oferecidas pela InfoWorker, e muito conhecida no mundo dos negócios. É um sistema criado para gerenciar de forma automatizada, a relação entre a empresa e os clientes. Por meio dele, os funcionários conseguem entender mais profundamente os potenciais clientes, para assim gerar oportunidades de negócio.

Processos que talvez demorariam horas ou dias, podem ser agilizados, organizados e otimizados com a tecnologia. E este foi apenas um dos exemplos de como o CRM pode beneficiar a rotina e o tempo dos funcionários.

 

3.    Organize prioridades

Além da tecnologia ser muito importante e auxiliar demais no processo de ganho de tempo, os funcionários de qualquer empresa precisam definir prioridades. Mesmo dentro de um sistema tecnológico incrível, é necessário entender o que deve ser feito primeiro.

A dica é analisar o que impacta mais os resultados positivos na sua rotina. Imagina que você tem uma carteira de clientes, e está prestes a fechar um negócio muito bom. Ao mesmo tempo, surge uma solicitação de um cliente antigo, para uma atualização no sistema. Neste momento você precisa entender qual a necessidade da empresa, manter uma boa imagem com o cliente antigo ou enviar a proposta à nova oportunidade.

Parece um desafio, e realmente é. Por isso, é importante que os gestores sempre alinhem com seus funcionários quais são as prioridades da empresa. Assim, as pequenas demandas do dia-a-dia podem ser organizadas de acordo. Desta maneira, se ganha tempo e qualidade.

4.    Aprenda a dizer não

Um dos principais fatores que influenciam na falta de tempo dos funcionários, é o acúmulo de atividades. Mas nem sempre essas tarefas são todas de sua responsabilidade. Para otimizar o tempo, é essencial que você saiba dizer não.

Muitas vezes algum colega de trabalho deixa de realizar alguma tarefa, ou não se esforça o suficiente para completá-la. Existem milhares de pessoas no mundo que se sentem na obrigação de assumir este trabalho, e consequentemente, acaba deixando suas próprias responsabilidades acumuladas.

Além de saber utilizar a tecnologia, conhecer softwares e definir prioridades, é necessário o funcionário entender que o tempo disponível é para realizar as suas tarefas, e não a dos outros.

Neste momento, a tecnologia também pode ser a solução. Ao invés de realizar a tarefa de outra pessoa, você pode indicar que ela busque sites e aplicativos que podem ajudá-la no conhecimento para realizar sozinha. Sempre de maneira educada e profissional, é claro.

 

5.    Use seu tempo com sabedoria

Depois de seguir os passos acima, pode ser até mesmo que sobre tempo na rotina de seus funcionários. E neste momento é preciso saber como utilizar as horas restantes no dia.

A tecnologia também pode estar presente neste momento, mais uma vez a favor do funcionário. Para utilizar o tempo que sobrou com sabedoria, nada melhor que adquirir mais conhecimento. Várias empresas já oferecem cursos ou palestras online dentro de seus próprios sistemas de Intranet. A fim de aumentar a sabedoria e qualidade dos funcionários.

 

Gostou das dicas? Quer começar a utilizar a tecnologia para otimizar a rotina de seus funcionários? Entre em contato com a InfoWorker, nós podemos realizar uma consultoria e encontrar as melhores soluções para sua empresa.

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