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Confira cinco recursos nativos do Sharepoint que vão facilitar a Gestão Eletrônica de Documentos na sua empresa

07/05/2019


É fato que as empresas que desejam organizar os documentos produzidos na esfera eletrônica e obter o máximo aproveitamento de toda a informação que é gerada, armazenada e compartilhada utilizam o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). Hoje eu vou dividir com vocês algumas facilidades de se fazer esse controle usando o Sharepoint. Confira:

1.Criação de Documentos

Com a ajuda do Sharepoint é possível estabelecer quem elabora e quem aprova cada documento e ainda permitir que cada usuário veja apenas os documentos que lhe dizem respeito. A integração com o Microsoft Office é outro ponto que agrega em eficiência, porque proporciona um ambiente de trabalho centralizado e sem a geração de pastas de arquivos paralelas.

2. Agilidade e Segurança das Informações

Zelar pelos documentos e conteúdos gerados dentro das companhias é uma grande preocupação. Por essa razão, quando mostro que é possível compartilhar documentos tanto internamente quanto com fornecedores e clientes com segurança usando o Sharepoint, os clientes ficam muito satisfeitos, porque essa é uma solução que impacta diretamente no dia a dia de trabalho, pois confere agilidade na troca de informações de forma confiável.

3. Acessibilidade

Imagine ter uma biblioteca com todos os documentos produzidos pela empresa reunidos e facilmente acessáveis por meio de uma busca rápida e inteligente. Esse é mais um dos recursos disponíveis quando se utiliza o Sharepoint como solução GED. Além disso, o Sharepoint permite a criação de alertas para controle do vencimento de documentos, o que é extremamente importante quando falamos em auditorias da Qualidade, por exemplo.

4. Controle

O Sharepoint oferece duas opções, em especial, que fazem muita diferença na hora de controlar documentos. Com ele é possível usar as marcações de check-in e check-out que avisam quando um documento está sendo editado e assim que o documento acaba de ser editado ocorre o versionamento de forma automática. Além disso, todas as atividades realizadas no Sharepoint são registradas e ficam vinculadas ao login e senha de cada usuário, garantindo o histórico e o total controle das informações.

5. Recuperação

Com o Sharepoint é possível restaurar a versão anterior de um documento com apenas um clique. O que parece uma frase de efeito é na verdade um dos recursos que mostra o quanto o Sharepoint pode ser simples e descomplicar muito a gestão dos documentos no dia a dia das empresas.

Além dos benefícios que citei acima, ainda tem a parte financeira. Como o Sharepoint possui uma grande quantidade de recursos que são nativos da ferramenta, é possível customizar uma série de processos sem ter que investir uma barbaridade em desenvolvimento.

Se você ficou interessado em criar seus próprios métodos de organização, categorização e compartilhamento de documentos usando o Sharepoint, envie uma mensagem que eu posso ajudá-lo.

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