Mais eficiência e segurança para arquivos e documentos

Já se foi o tempo em que os documentos físicos rodavam de setor em setor. Se isso ainda acontece na sua empresa, está mais do que na hora de atualizar as coisas por aí.

A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é a forma mais eficiente e econômica de fazer a movimentação de arquivos. Essa solução tem trazido muito mais praticidade às rotinas burocráticas das empresas.

Com a nova Lei Geral de Proteção de Dados a segurança não é mais uma opção, mas sim uma obrigação. Dessa forma, as empresas precisam se preparar para oferecer novas camadas de proteção aos documentos e dados.

Faz parte da dinâmica corporativa a relação entre vários departamentos. Um projeto ou atividade que envolve diversas áreas exige uma conexão eficiente entre eles. Somente assim é possível ter um resultado produtivo em cada etapa.

A GED é a chave para a produtividade dentro das empresas, pois automatiza os processos. Seja para controlar planilhas, contratos ou para iniciar projetos com recursos tecnológicos e de automação, é necessário inserir a Gestão Eletrônica.

Talvez já exista esse tipo tecnologia, em algum nível, dentro da sua empresa. A questão agora é como otimizar essa gestão. A IW tem algumas dicas para aperfeiçoar essa operação no seu negócio.

Unifique os documentos

Em primeiro lugar é preciso unificar os documentos. Em vez de ter uma parte no digital e outra no físico, reúna tudo no mesmo ambiente para facilitar o trabalho. Assim, é possível implementar a solução de forma mais eficiente.

Para essa unificação a InfoWorker usa os recursos do Microsoft Sharepoint. Além de reunir os documentos no mesmo ambiente, o Sharepoint é o segredo para o sucesso da GED. A plataforma tem a Gestão Eletrônica como fundamento do sistema.

O Microsoft Sharepoint tem várias funcionalidades que permitem estabelecer limites de acesso aos usuários e controlar versões. Isso soma aos demais recursos de segurança da plataforma, oferecendo mais proteção aos documentos.

Crie categorias e critérios para melhor gerenciamento

Para auxiliar na organização, uma dica é estabelecer categorias para essas informações. Encontrar os documentos será muito mais fácil se houver essa categorização.

O trabalho dos colaboradores também é influenciado por essa divisão. Aí vale identificar o que é mais importante para o seu segmento. Estabelecer um critério por clientes, datas, setor ou outros critérios são uma parte fundamental da GED.

Defina limite de acessos

Outro ponto muito importante é a liberdade de acesso que cada documento permite. No Gerenciamento Eletrônico de Documentos esses acessos podem ser liberados ou impedidos pelos recursos da plataforma.

Manter os níveis de acesso é uma questão de segurança e também de organização. Não adianta alguém da comunicação ter acesso e acompanhar documentos e ações que só interessam para o jurídico.

Todos esses pontos vão melhorar a forma como a sua empresa trabalha e cuida dos documentos internos. E essa mudança é sinônimo de agilidade e economia de tempo e recursos.

Se a sua empresa já tem a GED, consulte a IW para saber o que pode ser melhorado dentro desse processo. Se não tem, entre em contato para implementar esse sistema.