Deixe seu e-mail e seja o primeiro a ler nossos artigos

Como otimizar a Gestão Eletrônica de Documentos na sua empresa

07/01/2020

Mais eficiência e segurança para arquivos e documentos


Já se foi o tempo em que os documentos físicos rodavam de setor em setor. Se isso ainda acontece na sua empresa, está mais do que na hora de atualizar as coisas por aí.


Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é a forma mais eficiente e econômica de fazer a movimentação de arquivos. Essa solução tem trazido muito mais praticidade às rotinas burocráticas das empresas.


Com a nova Lei Geral de Proteção de Dados a segurança não é mais uma opção, mas sim uma obrigação. Dessa forma, as empresas precisam se preparar para oferecer novas camadas de proteção aos documentos e dados.


Faz parte da dinâmica corporativa a relação entre vários departamentos. Um projeto ou atividade que envolve diversas áreas exige uma conexão eficiente entre eles. Somente assim é possível ter um resultado produtivo em cada etapa.


A GED é a chave para a produtividade dentro das empresas, pois automatiza os processos. Seja para controlar planilhas, contratos ou para iniciar projetos com recursos tecnológicos e de automação, é necessário inserir a Gestão Eletrônica.


Talvez já exista esse tipo tecnologia, em algum nível, dentro da sua empresa. A questão agora é como otimizar essa gestão. A IW tem algumas dicas para aperfeiçoar essa operação no seu negócio.


Unifique os documentos


Em primeiro lugar é preciso unificar os documentos. Em vez de ter uma parte no digital e outra no físico, reúna tudo no mesmo ambiente para facilitar o trabalho. Assim, é possível implementar a solução de forma mais eficiente.


Para essa unificação a InfoWorker usa os recursos do Microsoft Sharepoint. Além de reunir os documentos no mesmo ambiente, o Sharepoint é o segredo para o sucesso da GED. A plataforma tem a Gestão Eletrônica como fundamento do sistema.


O Microsoft Sharepoint tem várias funcionalidades que permitem estabelecer limites de acesso aos usuários e controlar versões. Isso soma aos demais recursos de segurança da plataforma, oferecendo mais proteção aos documentos.


Crie categorias e critérios para melhor gerenciamento


Para auxiliar na organização, uma dica é estabelecer categorias para essas informações. Encontrar os documentos será muito mais fácil se houver essa categorização.


O trabalho dos colaboradores também é influenciado por essa divisão. Aí vale identificar o que é mais importante para o seu segmento. Estabelecer um critério por clientes, datas, setor ou outros critérios são uma parte fundamental da GED.


Defina limite de acessos


Outro ponto muito importante é a liberdade de acesso que cada documento permite. No Gerenciamento Eletrônico de Documentos esses acessos podem ser liberados ou impedidos pelos recursos da plataforma.


Manter os níveis de acesso é uma questão de segurança e também de organização. Não adianta alguém da comunicação ter acesso e acompanhar documentos e ações que só interessam para o jurídico.


Todos esses pontos vão melhorar a forma como a sua empresa trabalha e cuida dos documentos internos. E essa mudança é sinônimo de agilidade e economia de tempo e recursos.


Se a sua empresa já tem a GED, consulte a IW para saber o que pode ser melhorado dentro desse processo. Se não tem, entre em contato para implementar esse sistema.

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *