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    Case Elera Renováveis: como a IW usou o GED para reunir documentos de 95 unidades de empresa de energia

    01/07/2021

    Gestão Eletrônica de Documentos é ferramenta escolhida para organizar documentação em multinacional

    Elera Renováveis é a empresa de energia da Brookfield Asset Management com operação no Brasil. A companhia conta com 19 parques eólicos, 43 ativos hidrelétricos, quatro usinas de cogeração à biomassa e 29 parques solares em construção.

    Como uma empresa de grande porte, lida com grandes desafios todos os dias. A automação de processos tem um papel essencial nesses negócios, pois auxilia na construção de uma dinâmica mais eficiente.

    A organização de documentos é um dos maiores desafios de grande parte das empresas. O volume de documentos existente acompanha o tamanho do negócio. Isso significa mais trabalho para organizar essas informações, pois todas essas estruturas são sinônimo de uma grande quantidade de dados.

    Essa gestão documental não interfere apenas na dinâmica da empresa, mas também no ritmo de aprovação em projetos. Isso porque a documentação precisa estar sempre em dia e organizada para que cada etapa possa prosseguir.

    No caso da Elera Renováveis, todos esses ativos contam com inúmeros documentos com diferentes objetivos e níveis de acesso. Cada um interfere diretamente no funcionamento dos parques de energia e no andamento dos projetos.

    A empresa precisava de uma solução para gerenciar os projetos e documentos. Além disso, era essencial que essa ferramenta viesse para facilitar a organização por unidade e ainda acelerasse o fluxo de aprovação.

    Entenda como a InfoWorker atendeu à necessidade da empresa.

    Necessidade da empresa

    A Elera Renováveis possui milhares de documentos de cada unidade e precisava reunir todas essas informações. Além disso, muitos registros estavam no papel e era necessário passar tudo para o digital.

    O desafio apresentado à InfoWorker era o de desenvolver um sistema que desempenhasse algumas atividades estratégicas e que automatizasse os processos. Entre as funções, era necessário reunir todos os documentos na ferramenta, além de facilitar a busca por informações específicas. Esse processo era todo realizado manualmente, o que dificultava o dia a dia da empresa e o andamento dos projetos.

    Tudo isso precisava estar acessível aos colaboradores espalhados por todo o país, além de possibilitar a inclusão de novos dados diariamente. A solução deveria transformar a dinâmica da empresa, proporcionando muito mais agilidade ao processo.

    Solução apresentada pela IW

    A InfoWorker precisava reunir todos esses documentos em uma ferramenta que facilitasse a busca por informações específicas. Além disso, era preciso estabelecer controle de acessos e fluxos de aprovação que possibilitassem a inclusão de novos documentos e tivessem também um sistema de registro de movimentações.

    A IW realizou o mapeamento de processos na Elera Renovável para prever as demandas da empresa. O Microsoft Sharepoint foi o sistema base da solução desenvolvida, usado para reunir as ferramentas em um só lugar.

    A plataforma implementada pela IW realiza o registro de todas as movimentações nos documentos e é programada para distinguir o nível de acesso de cada perfil. Outro ponto impactado foi o sistema de fluxos de aprovação, graças à facilidade de acesso e à documentação dos projetos.

    Para organizar os documentos e fazer o upload na plataforma foi desenvolvido um software de leitura e categorização de informações. Em seguida, mais de 100 mil arquivos foram migrados para a ferramenta.

    A ferramenta de filtragem desenvolvida pela IW possibilita diversas especificações. Isso ajuda a área da engenharia a localizar mais facilmente os arquivos e identificar, por exemplo, se a documentação é de uma barragem, de um gerador ou de uma usina. Também conta com uma divisão por disciplina que corresponde a cada documento, como civil, elétrica, hidráulica, etc.

    A solução foi criada para centralizar tudo que os colaboradores de toda a empresa precisam ver e acessar. Além disso, foi desenvolvida para ser usada na web, permitindo agilidade para que os usuários acessem e registrem informações. A nova interface, além de proporcionar uma UX (user experience) mais agradável, tornou o processo mais prático e intuitivo. A InfoWorker ainda desenvolveu todo o material para treinamento e treinou as  equipes da Elera para que possam utilizar todos os benefícios da plataforma.

    Precisa de ajuda para organizar a documentação do seu negócio? Entre em contato com a IW e vamos encontrar a melhor solução para a sua empresa.

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